業務IT整理設備工事モデルケース

月40〜60時間が消えていた業務を、数字で見えるようにした

設備工事会社。従業員35名、年商4.8億円。実在の会社をもとにしない架空のモデルケースで、数字は試算例です。

困っていたこと

現場責任者は昼は現場に出て、夕方に事務所へ戻り、手書きの作業報告を清書していました。写真はスマホからUSBでパソコンへ移して、フォルダに整理し直します。事務担当は毎月の請求前に、紙の報告書と販売ソフトの突き合わせで残業していました。

人手不足で現場は忙しいのに、時間がどこへ消えているのかを説明できる人がいません。改善したい気持ちはあっても、何から手を付けるべきか決められない状態でした。

業務を一覧にすると、時間が消えていたのは現場作業そのものではありませんでした。同じ情報を2回書く。写真を2回運ぶ。請求前に2回照合する。現場と事務所の間の二度手間に、月40〜60時間がかかっていました。

時間は現場ではなく、現場と事務所の間で消えていた。直すべき場所は、思っていた場所と違った。

どの業務から直すと効果が出るかを、金額で話せる状態になりました。消えていた時間は月40〜60時間、年に120万〜180万円相当(1時間2,500円換算の試算)。改善候補は5件で、最優先は作業報告のスマホ入力化と決まりました。

現場責任者が事務所に戻る時間を減らし、施工と顧客対応、つまり売上をつくる仕事に時間を戻す。その道筋が数字で見えた状態です。

数字はモデルケースの試算例です。実案件では、聞き取りと実測をもとに同じ形式で試算します。

実案件でも、同じ形式で納品します。1ページ目だけで社長が判断できる形です。